Et si on parlait des signatures de vos e-mails…

C’est quoi le souci avec les signatures dans les e-mails ?

Selon une étude de Statista (des gens qui font des analyses de données poussées 😉 ) le nombre d’e-mails envoyés par jour est assez conséquent. Et c’est peu de le dire. En fait, dans le monde, on envoie et reçoit en moyenne plus de 300 milliards d’e-mails par jour…. On vous l’accorde, ça fait un paquet de “c’est mieux avec la pièce jointe”! Et ce n’est pas prêt de s’arrêter puisque d’ici 2025 on sera près des 400 milliards par jour. Rien que ça…

Il est donc intéressant de se pencher sur un élément qu’on retrouve dans la plupart des e-mails, on veut bien sûr parler de votre signature.

La signature e-mail, c’est un élément que tout le monde veut mais que peu maîtrisent correctement.

On connaît:

• la bonne vieille signature sous forme d’image qui reprend le logo et le texte, généralement pixélisé et rarement téléchargé par votre client mail (un client e-mail, en gros, c’est ce qui vous permet de lire et écrire vos e-mails).
• la belle signature quand l’e-mail est envoyé depuis un ordinateur mais inexistante quand ce dernier est envoyé depuis son smartphone.
• et on n’oubliera pas de mentionner tous ces e-mails qui n’ont tout simplement pas ou plus de signature car elle est partie, on ne sait pas très bien où et on verra ça quand on croisera “l’informaticien”.

Autant d’occasions manquées de partager une information qui peut être utile pour votre correspondant.

Pourtant la gestion des signatures dans les e-mails peut être résolue de façon simple et efficace grâce à l’utilisation d’un logiciel SAAS (Software As A Service) qui vient introduire celle de chaque collaborateur entre l’envoie et la réception de son e-mail. La gestion de signature ne se fait donc pas sur la machine utilisée mais dans le cloud. Et ça, ça change tout.

Ça présente même de nombreux avantages pour un faible coût par utilisateur.

Quels sont les avantages de la gestion des signatures via un logiciel SAAS ?

Cela vous permet par exemple d’avoir une cohésion dans toutes vos signatures et de vous assurer que chaque e-mail qui sort de votre entreprise contient au minimum une signature et un éventuel disclaimer ou tout autre élément que vous jugerez indispensable. Que vous envoyiez votre e-mail depuis un ordinateur ou un smartphone, cela ne change rien, votre signature sera systématiquement intégrée à votre e-mail.

La signature de vos collaborateurs est toujours à jour. Pas besoin de passer chez chaque collaborateur à chaque fois qu’un élément de la signature doit être changé. Cela se fait directement depuis l’interface web de gestion des signatures. Et cela peut même se faire par l’employé!

En effet, les interfaces de gestion de signature sont des portails web en ‘’libre service”. Cela signifie que vous pouvez donner des accès spécifiques à différentes personnes de votre entreprise afin qu’elles puissent intervenir de manière précise sur chaque type de signature. Et nul n’a besoin de compétences informatiques poussées une fois que la solution est installée. Vous bénéficiez même de template qui vous offre des exemples de signatures professionnelles que vous pouvez adapter selon votre entreprise.

Vous pouvez aussi choisir d’envoyer différents types de signature en fonction du contexte. D’abord par le paramétrage d’une signature complète et d’une signature allégée en cas de réponses ou transferts d’e-mail. Une manière de limiter les communications répétitives et d’alléger le poids de vos e-mails. Et ça c’est bon pour vous et aussi pour la planète. Car oui, selon l’organisation Carbon Literacy Project, un e-mail génère +/- 4 g de CO2 et si vous y mettez une pièce jointe il produit jusqu’à 50 g.

Cela vous permet de gérer les signatures en fonction de groupes d’utilisateurs. Vous pourrez par exemple générer une signatures différentes si le mail est envoyé par votre force de vente ou par votre service après vente. Une façon de cibler votre communication en fonction des personnes à qui s’adresse vos collaborateurs.

Mieux, vous pourrez aussi choisir de donner plusieurs signatures à chaque collaborateur afin qu’ils choisissent si un élément doit se trouver annexé ou non. On prendra l’exemple d’une signature contenant un élément marketing et une signature qui ne reprendrait pas ce dernier. Dans le cas d’une communication non commerciale, il sera opportun de choisir la signature de base plutôt que celle contenant un message marketing.

Enfin, les données sont 100% sécurisées et le tracking de vos données se fait en respectant les règles en vigueur dans le RGPD.

Bref, on ne vous raconte pas le sourire de “l’informaticien” quand vous lui annoncez que vous avez finalement choisi de régler ce problème de signatures. D’ailleurs on peut même en parler de vive voix. Nos experts en marketing se feront une joie de vous présenter les solutions disponibles et vous aider à améliorer ce canal de communication trop souvent négligé !